W nowoczesnych procesach budowlanych nastąpiła znaczna zmiana wymagań dokumentacyjnych dla takich obszarów, jak kontrola bezpieczeństwa pożarowego i uruchomienie. W przypadku projektu budowlanego w Carlsberg Byen zmieniło to całe zrozumienie, co oznacza „ukończona budowa” - zarówno dla klienta, jak i dla wykonawców.
Wcześniej postępy były rejestrowane ręcznie: ktoś przeszedł przez budynek, gdy wykonawca powiedział „skończyłem”. Kilka podpisów na kartce papieru, a klient otrzymał klucze. Jednak złożone instalacje i rosnące wymagania dotyczące dokumentacji sprawiają, że dziś jest to znacznie trudniejsze.
Nina Fogh-Andersen jest kierownikiem witryny w Arpe Kjeldsholm i pracował nad projektem budowlanym w Carlsberg Byen. Była jedną z osób odpowiedzialnych za spełnienie nowych i bardziej wymagających wymagań dotyczących dokumentacji. Wymagania, które oznaczają, że projekt budowlany zasadniczo musi zostać ukończony sześć miesięcy przed faktyczną datą przekazania, aby wszystkie testy, procedury uruchomienia i inspekcje osób trzecich mogły zostać zakończone na czas, aby uzyskać pozwolenie na użytkowanie.
Nina wdrożyła nowy proces planowania, a kiedy naciska na ukończenie projektu budowlanego na długo przed terminem, nie zawsze jest dobrze przyjęty.
„Często zarówno klientowi, jak i podwykonawcom trudno jest zrozumieć i zaakceptować. Podwykonawcy mogą się zastanawiać, dlaczego muszą być ukończone tak długo przed faktyczną datą przekazania. A klient może się zastanawiać, dlaczego budynek nie może być zajęty, skoro w rzeczywistości jest fizycznie kompletny”.
Z tego powodu Nina zaczęła - jako coś nowego - zintegrować działania wspierające dokumentację związaną z bezpieczeństwem pożarowym i uruchomieniem bezpośrednio w swoim głównym harmonogramie. Wcześniej utrzymywała osobny „harmonogram techniczny”, który obsługiwał testy i podobne zadania po zakończeniu budowy, ale ponieważ poziom dokumentacji jest teraz tak kompleksowy i ponieważ istnieje również wyraźna możliwość optymalizacji w połączeniu tych dwóch harmonogramów, właśnie to robi. I daje jej znacznie lepszy przegląd, co ostatecznie przynosi korzyści klientowi.
Ale połączenie harmonogramów oznacza również, że harmonogramy stają się coraz bardziej złożone. Jedynym sposobem, w jaki Nina może śledzić lokalizacje, działania i czas, jest planowanie oparte na lokalizacji.
Nina wyjaśnia:
„Stolarz może zapytać na przykład, czy może poczekać tydzień, zanim zamontuje skrzydła drzwi na klatce schodowej. Wcześniej mogłem powiedzieć „tak”. Ale teraz, z pełnym przeglądem, widzę, że pomiary na klatce schodowej są już zaplanowane na jutro, a skrzydła drzwi, samozamykacze i uszczelniacze muszą być do tego czasu na miejscu. Więc tym razem muszę powiedzieć „nie”. Jeśli brakuje nawet jednego skrzydła drzwi, testu nie można przeprowadzić. Często oznacza to, że niewielkie opóźnienie jednego podwykonawcy może wpłynąć na cały proces uruchomienia.
Nowe wymagania dotyczące dokumentacji wymagają ściślejszej kontroli. Ale w zamian mogę zagwarantować klientowi, że nowe wymagania dotyczące dokumentacji nie wpłyną na datę przeprowadzki. Wcześniej testy i dokumentacja mogły opóźnić zajęcie nawet wtedy, gdy budynek był fizycznie ukończony. A jeśli dokumentacja nie jest dziś w porządku, klient jest w pełni uprawniony do wstrzymania płatności. Oni niosą ze sobą ryzyko”.
W Carlsberg Byen, Nina i jej zespół wprowadzili zatem zupełnie nowy sposób rejestrowania postępów i statusu. To sama Nina przeprowadza rejestrację statusu raz w tygodniu. Przenosi podział lokalizacji ze swojego harmonogramu i wykorzystuje cyfrowe plany pięter z kodowaniem kolorami dla każdej transakcji w dalszej kolejności. Ponadto wszystkie czynności są oznaczone kodem koloru. Zielony: aktywność zakończona na czas. Żółty: aktywność w toku, ale opóźniona. Czerwony: aktywność nie rozpoczęta i opóźniona.
Raz w tygodniu rejestruje status. Ta rejestracja stanowi podstawę spotkań budowlanych.
Jako coś nowego, teraz wprowadziła do harmonogramu plan kontroli bezpieczeństwa pożarowego. Jednym z przykładów może być fakt, że stolarz musi przeprowadzić inspekcję i udokumentować izolację ścian zgodnie z wymogami bezpieczeństwa pożarowego — a to oczywiście musi być zrobione przed zamknięciem ścian. Stolarz musi przesłać inspekcje bezpieczeństwa pożarowego na tej samej podstawie, co standardowa dokumentacja zapewnienia jakości, ale plan kontroli bezpieczeństwa pożarowego musi zostać ostatecznie przedłożony jako kompletny pakiet certyfikowemu konsultantowi ds. bezpieczeństwa pożarowego. Dlatego niezwykle ważne jest, aby wszystkie inspekcje były rozliczane, ponieważ jest to warunek wstępny uzyskania pozwolenia na użytkowanie. Wpisując inspekcje do harmonogramu i łącząc je z działaniami wykonawczymi, daje przegląd tego, czy projekt jest na dobrej drodze, ponieważ postęp można monitorować dokładnie w taki sam sposób, jak w przypadku samej pracy fizycznej.
Sprawa Carlsberg Byen, którą Arpe Kjeldsholm dostarczył na czas, wykazała, że rosnące wymagania dotyczące dokumentacji nie mogą być po prostu traktowane jako dodatek do istniejącego procesu. Wymagają one zasadniczej zmiany w sposobie planowania, monitorowania i ukończenia budowy. Faza budowy, instalacja techniczna i dokumentacja muszą być rozpatrywane razem od samego początku.
Wymaga to:
- Że wszystkie strony rozumieją, że „ukończona konstrukcja” nie jest już taka sama jak data przekazania
- Czasowa integracja i koordynacja między fazą budowy, uruchomieniem i dokumentacją
- aby działania stanowiące warunki wstępne badań były tworzone i zarządzane jako samodzielne działania (na przykład, że skrzydła drzwiowe i uszczelniacze na klatce schodowej muszą być zamontowane przed wykonaniem pomiarów)
- Korzystanie z harmonogramu opartego na lokalizacji, dzięki czemu działania, czas i lokalizacje są połączone
- Że konkretne czynności dokumentacyjne są tworzone w harmonogramie jako warunki wstępne do zajęcia — na przykład inspekcje bezpieczeństwa pożarowego, które należy przekazać certyfikowemu konsultantowi ds. bezpieczeństwa pożarowego
- Bieżąca i systematyczna rejestracja postępów, która zapewnia wspólny, aktualny obraz postępów i ryzyka
A przede wszystkim wymaga, aby wszystkie strony — od klienta do ostatniego podwykonawcy — zrozumiały, dlaczego działania muszą być wykonywane we właściwej kolejności i we właściwym czasie.
